KsiegaiDecyzja podjęta przez niewłaściwy organ to najczęstsza przyczyna wadliwych umów w małych spółkach. Czynność, dla której ustawa wymaga uchwały wspólników, dokonana bez niej jest nieważna.
Po co spółce uchwały i decyzje
Sp. z o.o. jest osobnym podmiotem — nie „decyduje” za nią właściciel ani prezes jako osoba prywatna, tylko jej organy: zarząd, zgromadzenie wspólników i (jeżeli jest) rada nadzorcza. Uchwała albo udokumentowana decyzja to dowód, że dana sprawa została rozstrzygnięta przez uprawniony organ w przewidzianym trybie. Sprawdza to biegły rewident, urząd skarbowy przy kontroli kosztów, bank, kupujący udziały i sąd.
Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją (art. 201 § 1 KSH). Wspólnicy podejmują uchwały w sprawach, które KSH i umowa spółki zastrzegają dla nich (art. 228 KSH).
Porównanie w jednej tabeli
| Uchwała zarządu | Uchwała wspólników | |
|---|---|---|
| Kto podejmuje | Członkowie zarządu — tylko przy zarządzie wieloosobowym | Wspólnicy (w spółce jednoosobowej — jedyny wspólnik) |
| Kiedy jest wymagana | Sprawy przekraczające zwykłe czynności spółki albo takie, którym sprzeciwił się inny członek zarządu (art. 208 § 4 KSH) | Sprawy z art. 228 KSH, inne sprawy z KSH (np. art. 210 KSH, art. 15 KSH) i z umowy spółki |
| Warunek ważności | Wszyscy członkowie prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu (art. 208 § 5 KSH) | Prawidłowe zwołanie zgromadzenia albo pisemna zgoda wszystkich wspólników (art. 227 § 2 KSH) |
| Większość | Bezwzględna większość głosów | Bezwzględna większość (art. 245 KSH); 2/3 lub 3/4 w sprawach z art. 246 KSH |
| Tryb | Posiedzenie, pisemnie lub zdalnie (art. 208 § 5¹–5³ KSH) | Zgromadzenie, pisemnie bez zgromadzenia lub zdalny udział (art. 234¹ KSH) |
| Zapis | Protokół / rejestr uchwał zarządu | Księga protokołów (art. 248 KSH) |
| Brak uchwały | Członek zarządu naraża się na odpowiedzialność wobec spółki | Co do zasady czynność nieważna, jeżeli uchwały wymaga ustawa (art. 17 § 1 KSH) — z wyjątkami, np. art. 230 KSH |
Uchwały zarządu — kiedy są potrzebne
Przy zarządzie wieloosobowym każdy członek zarządu może bez uchwały prowadzić sprawy nieprzekraczające zwykłych czynności spółki (art. 208 § 3 KSH). Uprzednia uchwała zarządu jest wymagana, gdy:
- sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, albo
- choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu (art. 208 § 4 KSH).
Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, a odwołać prokurę może każdy z nich (art. 208 § 6–7 KSH).
Jednoosobowy zarząd nie podejmuje uchwał w rozumieniu art. 208 — po prostu działa. Ważne decyzje (zakup środka trwałego, regulamin wynagrodzeń, polityka rozliczania kosztów) i tak warto zapisywać jako decyzje zarządu: to one uzasadniają wydatki przy kontroli.
Więcej: Posiedzenie zarządu i uchwały zarządu.
Uchwały wspólników — kiedy są potrzebne
Art. 228 KSH wymienia sprawy wymagające uchwały wspólników, m.in.:
- zatwierdzenie sprawozdania zarządu i sprawozdania finansowego oraz absolutorium,
- roszczenia o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części,
- nabycie i zbycie nieruchomości — jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
- zwrot dopłat.
Do tego inne przepisy KSH, np.:
- powołanie i odwołanie członków zarządu — jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej (art. 201 § 4 KSH),
- umowy między spółką a członkiem zarządu — reprezentuje ją rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników (art. 210 KSH),
- kredyt, pożyczka lub poręczenie dla członka zarządu, rady nadzorczej, prokurenta — zgoda zgromadzenia (art. 15 KSH),
- rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania o wartości dwukrotnie przewyższającej kapitał zakładowy — jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej (art. 230 KSH); brak tej uchwały nie powoduje jednak nieważności czynności,
- zmiana umowy spółki — w protokole notarialnym (art. 255 KSH).
Umowa spółki może ten katalog rozszerzyć.
Co się dzieje, gdy uchwały zabraknie
- Uchwała wymagana przez ustawę: czynność prawna dokonana bez niej jest nieważna. Zgodę można jednak wyrazić także po fakcie — najpóźniej w ciągu dwóch miesięcy od złożenia oświadczenia przez spółkę; takie potwierdzenie działa wstecz (art. 17 § 1–2 KSH). Wyjątek: przy zobowiązaniach powyżej dwukrotności kapitału zakładowego art. 230 KSH wprost wyłącza tę sankcję — czynność jest ważna, ale zarząd odpowiada wobec spółki.
- Uchwała wymagana wyłącznie przez umowę spółki: czynność jest ważna, ale członkowie zarządu odpowiadają wobec spółki za naruszenie umowy (art. 17 § 3 KSH).
Najczęstsze pomyłki
- Prezes podpisuje umowę z samym sobą „bo wspólnicy się zgadzają” — potrzebny jest pełnomocnik powołany uchwałą wspólników (art. 210 KSH).
- Uchwała zarządu podjęta bez zawiadomienia jednego z członków zarządu.
- Zmiana umowy spółki zwykłą uchwałą zamiast w protokole notarialnym.
- Brak jakiegokolwiek zapisu decyzji — ustne ustalenia nie są dowodem.
Co dalej w KsięgaI
Jeżeli chcesz od razu przełożyć ten temat na pracę w systemie, zacznij od jednego z poniższych kroków.