Regulamin usługi KsięgaI Start

Księgai Start to odpłatna pomoc przy formalnościach po rejestracji podmiotu oraz konfiguracji Księgai. Pakiet obejmuje współpracę zdalną z Klientem i sześć miesięcy dostępu Premium. Skuteczne przeprowadzenie formalności wymaga udziału Klienta, jego podpisów, decyzji oraz dostępu do właściwych kont i dokumentów.

1 Usługodawca i definicje

1. Usługodawcą jest Tovernet sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bratoszewskiego 1/92, 95-070 Aleksandrów Łódzki, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001211630, NIP 7322228540, REGON 543498784, kapitał zakładowy 5 000 zł, adres e-mail do kontaktu i reklamacji: [email protected], telefon: +48 690 975 231. Dane odpowiadają sprzedawcy wskazanemu w zamówieniu i na fakturze.

2. Klientem jest podmiot zamawiający usługę. Osoba działająca w jego imieniu oświadcza, że jest uprawniona do zawarcia umowy. Pakiet dotyczy jednego wskazanego w zamówieniu podmiotu i jednego konta firmowego w Księgai.

3. Księgai oznacza aplikację dostępną za pośrednictwem ksiegai.pl. Premium oznacza płatny plan aplikacji o funkcjach wskazanych w opisie oferty udostępnionym przed zakupem.

4. Klient chroniony oznacza konsumenta oraz osobę fizyczną, której w odniesieniu do tej umowy przepisy przyznają odpowiednie uprawnienia konsumenckie, w szczególności przedsiębiorcę zawierającego umowę bez charakteru zawodowego. Sama faktura z NIP nie wyłącza takich uprawnień.

2 Charakter usługi

1. Usługodawca świadczy pomoc organizacyjną, informacyjną i techniczną z należytą starannością. Pomaga Klientowi ustalić etapy działania, przygotować dane, korzystać z systemów elektronicznych i skonfigurować aplikację.

2. Klient pozostaje osobą podejmującą decyzje, składającą oświadczenia i podpisującą dokumenty. Zakup nie ustanawia Usługodawcy pełnomocnikiem, księgowym ani reprezentantem Klienta przed urzędami.

3. Pakiet nie obejmuje prowadzenia ksiąg, rozliczeń podatkowych, indywidualnego doradztwa podatkowego, opinii prawnych, reprezentacji w postępowaniach ani gwarancji określonej decyzji urzędu. Wątpliwości wymagające takiej oceny Klient wyjaśnia z uprawnionym specjalistą lub właściwym organem. Ograniczenie zakresu nie wyłącza odpowiedzialności za prawidłowe wykonanie zamówionej pomocy.

3 Zakres pomocy w pakiecie

1. Pomoc jest dopasowana do formy prawnej podmiotu, sposobu jego rejestracji, wykonanych wcześniej formalności i dostępnych narzędzi. Obejmuje poniższe obszary w zakresie mającym zastosowanie do Klienta:

1) przegląd aktualnego etapu po rejestracji, dokumentów założycielskich i danych rejestrowych oraz przygotowanie listy dalszych kroków i terminów;

2) pomoc przy przygotowaniu danych i obsłudze zgłoszenia do CRBR, jeżeli podmiot podlega temu obowiązkowi; Klient zatwierdza informacje o beneficjentach i sam podpisuje zgłoszenie;

3) pomoc przy przygotowaniu danych do NIP-8, w tym danych uzupełniających, miejsca przechowywania dokumentacji i rachunku bankowego, oraz przejściu przez dostępny sposób złożenia;

4) wskazanie kroków potrzebnych do założenia i zgłoszenia rachunku firmowego oraz zapisanie danych rachunku w Księgai; rachunek zakłada Klient, a bank decyduje o jego otwarciu;

5) pomoc przy założeniu i konfiguracji adresu oraz skrzynki e-Doręczeń, wskazaniu administratorów i ustawieniu dostępnych powiadomień;

6) pomoc w uzyskaniu dostępu do Konta Organizacji w e-Urzędzie Skarbowym i konfiguracji dostępnych uprawnień; przygotowanie techniczne UPL-1 lub innych właściwych formularzy, jeżeli są potrzebne do uzgodnionych działań;

7) pomoc przy dostępie do KSeF, konfiguracji uprawnień, uwierzytelnienia i połączenia z Księgai oraz sprawdzeniu połączenia, jeżeli pozwala na to aktualny status Klienta i systemów;

8) odnotowanie zadeklarowanego przez Klienta statusu VAT, VAT-UE i CIT oraz techniczna pomoc przy formularzach VAT-R lub VAT-UE, jeżeli są objęte uzgodnioną listą działań; wybór statusu i ocena skutków podatkowych wymagają decyzji Klienta, a w razie wątpliwości konsultacji ze specjalistą;

9) konfiguracja profilu firmy w Księgai, okresu i roku obrotowego zgodnie z dokumentami Klienta, danych wspólników lub członków organów, kapitału oraz dostępnych ustawień aplikacji;

10) pomoc w organizacji dokumentów startowych i korzystaniu z dostępnych wzorów pierwszych uchwał, jeżeli dotyczą Klienta; wzory wymagają sprawdzenia zgodności z jego dokumentami i sytuacją;

11) omówienie obsługi aplikacji, listy pozostałych czynności i sposobu zachowania potwierdzeń złożenia dokumentów.

2. Usługodawca pomaga w wykonaniu uzgodnionej listy czynności w kolejnych sesjach, gdy jedna sesja nie wystarcza z uwagi na kolejność formalności lub oczekiwanie na dostęp. Lista oraz zmiany jej zakresu są potwierdzane e-mailem lub w aplikacji. Pominięcie czynności już wykonanej lub niedotyczącej Klienta nie tworzy automatycznie prawa do zamiennej usługi.

3. Pakiet nie obejmuje opłat urzędowych, bankowych, notarialnych, zakupu podpisu elektronicznego ani dodatkowych usług innych dostawców. Dodatkowe odpłatne prace wymagają osobnego uzgodnienia zakresu i ceny przed ich rozpoczęciem.

4 Zamówienie i cena

1. Cena pakietu wynosi 399 zł brutto, chyba że przed złożeniem zamówienia przedstawiono inną cenę. Jest to jednorazowa opłata za pomoc wskazaną w regulaminie oraz sześć miesięcy Premium. Zakup pakietu nie uruchamia automatycznego odnawiania płatności.

2. Przed zakupem Klient otrzymuje opis pakietu, cenę, regulamin i informacje o wymaganiach technicznych. Zamówienie składa przez przycisk jednoznacznie wskazujący obowiązek zapłaty. Umowa zostaje zawarta po skutecznej płatności i potwierdzeniu przyjęcia zamówienia przez Usługodawcę.

3. Usługodawca przesyła na adres e-mail Klienta potwierdzenie zamówienia, jego zakresu, ceny, wersji regulaminu oraz złożonych oświadczeń. Regulamin jest przekazywany w formie umożliwiającej zachowanie jego niezmienionej treści, np. jako załącznik. Ustalenia indywidualne potwierdzone przy zamówieniu mają pierwszeństwo w określaniu zakresu pakietu.

5 Przebieg współpracy

1. Po zakupie Usługodawca kontaktuje się z Klientem w celu umówienia pierwszej rozmowy i ustalenia dokumentów potrzebnych do sesji. Termin kontaktu i realizacji jest określany w ofercie lub uzgadniany z Klientem. Kontakt w ciągu godziny jest celem organizacyjnym, a gwarantowanym terminem tylko wtedy, gdy oferta wyraźnie tak stanowi.

2. Podczas pierwszej rozmowy strony ustalają stan formalności, osoby uprawnione do reprezentacji, dostępne sposoby logowania i podpisywania oraz listę działań. Jeżeli wymagany jest udział innego członka zarządu lub innej osoby, Klient zapewnia jej udział.

3. Pomoc odbywa się telefonicznie, przez komunikator, e-mail lub sesję zdalną. Terminy kolejnych sesji strony uzgadniają z uwzględnieniem dostępności Klienta, Usługodawcy i systemów urzędowych. Zmiana terminu wymaga możliwie wcześniejszego powiadomienia drugiej strony.

4. Jeżeli Klient nie stawia się na sesję, nie dostarcza danych lub nie wykonuje uzgodnionych czynności, Usługodawca wskazuje brakujące działania i uzgadnia nowy termin. W razie utrzymującego się braku współpracy wysyła wezwanie z dodatkowym terminem co najmniej 14 dni i informacją o możliwym zawieszeniu lub zakończeniu pomocy. Rozliczenie zakończonej umowy odbywa się zgodnie z rozdziałem 9. Brak współpracy nie oznacza wykonania niewykonanych czynności.

5. Pomoc startowa kończy się po wykonaniu uzgodnionych czynności i przekazaniu podsumowania obejmującego konfigurację, wykonane kroki oraz sprawy pozostające po stronie Klienta lub urzędu. Oczekiwanie na decyzję organu nie przedłuża samo w sobie wsparcia na czas nieokreślony. Jeżeli do uzgodnionych działań potrzebna jest późniejsza czynność techniczna po przyznaniu dostępu, strony ustalają jej termin.

6. Sześć miesięcy Premium nie oznacza sześciu miesięcy prowadzenia formalności, stałego doradztwa ani nielimitowanych konsultacji dotyczących bieżącej działalności.

6 Obowiązki Klienta i sesje zdalne

1. Klient zapewnia komputer, stabilne połączenie z internetem, aktualną przeglądarkę, telefon do uwierzytelniania i możliwość uruchomienia uzgodnionego narzędzia zdalnej pomocy. Przed pierwszą sesją Usługodawca przekazuje nazwę narzędzia oraz jego wymagania i ewentualne koszty; dodatkowe koszty wymagają akceptacji Klienta.

2. Klient przygotowuje dokumenty rejestrowe i założycielskie, NIP, KRS lub inne właściwe identyfikatory, dane reprezentantów i beneficjentów, informacje o rachunku oraz inne dane potrzebne do wskazanych formularzy. Przekazuje dane zgodne z prawdą, aktualne i kompletne oraz informuje o zmianach.

3. Klient zapewnia możliwość skutecznego podpisania dokumentów, np. odpowiedni profil zaufany, podpis osobisty lub kwalifikowany, jeżeli właściwy system go akceptuje. Usługodawca wskazuje wymagany sposób dla danej czynności. Samo posiadanie aplikacji mObywatel nie gwarantuje możliwości podpisania każdego dokumentu.

4. Klient zobowiązuje się umożliwić niezbędne sesje zdalne na swoim komputerze. Każda sesja wymaga jego świadomego uruchomienia i zgody na zakres dostępu. Klient jest obecny podczas sesji, nadzoruje działania i może w każdej chwili przerwać połączenie. Cofnięcie dostępu może uniemożliwić wykonanie określonych czynności; strony uzgadniają wtedy dostępny sposób alternatywny lub rozliczają umowę zgodnie z rozdziałem 9.

5. Usługodawca może, w uzgodnionym zakresie, sterować myszą i klawiaturą, otwierać właściwe strony, pomagać w uzupełnianiu formularzy i konfigurować aplikację. Nie uzyskuje stałego, nienadzorowanego dostępu do urządzenia ani nie przegląda plików niezwiązanych z usługą. Po sesji połączenie jest zamykane.

6. Klient sam wpisuje hasła i kody jednorazowe, zatwierdza logowanie, autoryzuje operacje bankowe, podpisuje dokumenty i zatwierdza ich wysłanie. Usługodawca nie wymaga przekazywania haseł, kodów autoryzacyjnych ani prywatnych kluczy podpisu. Przed czynnościami poufnymi należy wstrzymać podgląd lub sterowanie, jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych.

7. Przed sesją Klient zamyka prywatne dokumenty, pocztę i inne niepotrzebne okna oraz zabezpiecza istotne dane. Usługodawca wykonuje działania ostrożnie i wyłącznie w zakresie uzgodnionym z Klientem. Przenoszenie plików następuje tylko wtedy, gdy jest potrzebne do usługi i zostało uzgodnione. Sesje nie są nagrywane; nagranie wymaga odrębnego uprzedniego uzgodnienia.

8. Klient przed podpisaniem lub wysłaniem sprawdza treść dokumentu, prawidłowość danych, wskazany podmiot i uprawnienia osoby podpisującej. Klient wykonuje czynności wymagające osobistego stawiennictwa, udziału innego reprezentanta lub kontaktu z bankiem, urzędem lub notariuszem.

9. Klient pozostaje odpowiedzialny za monitorowanie terminów, odbiór korespondencji urzędowej i dalsze obowiązki podmiotu. Usługodawca odpowiada za rzetelność uzgodnionej pomocy; brak współpracy Klienta może wpływać na czas i możliwość realizacji, lecz nie zwalnia Usługodawcy z odpowiedzialności za własne błędy.

7 Sześć miesięcy Premium

1. Dostęp Premium jest udostępniany dla podmiotu wskazanego w zamówieniu na sześć kolejnych miesięcy kalendarzowych od aktywacji. Usługodawca aktywuje go po przyjęciu opłaconego zamówienia i przesyła datę początku oraz końca dostępu. Jeżeli Klient ma już aktywny opłacony Premium dla tego podmiotu, sześć miesięcy zostaje dodane po końcu obecnego opłaconego okresu.

2. Dostęp obejmuje funkcje Premium przedstawione przed zakupem. Korzystanie z aplikacji podlega również jej regulaminowi udostępnionemu przed zawarciem umowy. Ten dokument określa dodatkowe uprawnienia związane z pakietem Start. Nie ogranicza ustawowych praw dotyczących usługi cyfrowej, jej zgodności z umową ani wymaganych aktualizacji.

3. Opóźnienia po stronie Klienta w realizacji formalności lub niekorzystanie z aplikacji nie wstrzymują biegu aktywowanego okresu Premium. Problemy z usługą po stronie Usługodawcy podlegają reklamacji i właściwemu rozliczeniu.

4. Po upływie okresu Premium Klient może osobno zamówić dalszy dostęp na przedstawionych wtedy warunkach. Pakiet Start nie upoważnia do automatycznego obciążenia za kolejny okres. Zasady istniejącej, odrębnie zamówionej subskrypcji pozostają zgodne z jej umową.

8 Odpowiedzialność i dane

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie własnych zobowiązań na zasadach wynikających z prawa. Żaden zapis regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można skutecznie wyłączyć, ani ustawowych praw Klienta chronionego.

2. Usługodawca nie gwarantuje przyznania dostępu przez urząd, rejestracji podatkowej, akceptacji dokumentów, otwarcia rachunku ani braku kontroli lub sankcji. Nie odpowiada za skutki danych zatajonych lub błędnie przekazanych przez Klienta ani za awarie zewnętrznych systemów w zakresie, w jakim skutki te nie wynikają z działań lub zaniedbań Usługodawcy.

3. Usługodawca zachowuje poufność informacji uzyskanych podczas współpracy. Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji umowy, rozliczeń i obsługi roszczeń, zgodnie z właściwymi przepisami oraz polityką prywatności udostępnioną przed zakupem pod adresem https://www.ksiegai.pl/polityka-prywatnosci/. Polityka wskazuje administratora, cele, podstawy, odbiorców, okresy przechowywania i prawa osób.

4. Jeżeli zakres pomocy wymaga przetwarzania przez Usługodawcę danych osobowych w imieniu Klienta, strony przed takim przetwarzaniem zawierają odpowiednią umowę powierzenia. Klient nie udostępnia danych osób trzecich ponad zakres potrzebny do zamówionej pomocy.

9 Rezygnacja zwroty i reklamacje

1. Usługodawca nie oferuje dobrowolnej gwarancji zwrotu pieniędzy ani zwrotu wyłącznie z powodu zmiany zdania, niekorzystania z Premium lub niewykonania przez Klienta jego obowiązków. Opłata za prawidłowo wykonane świadczenia nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów. Zakup nie stanowi przyrzeczenia określonego rozstrzygnięcia urzędu.

2. Postanowienie o braku dobrowolnych zwrotów nie wyłącza reklamacji, roszczeń z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, praw dotyczących usługi cyfrowej ani prawa wypowiedzenia z ważnych powodów, gdy przysługuje ono na podstawie prawa. Przy wcześniejszym zakończeniu umowy rozliczenie uwzględnia rzeczywiście spełnione świadczenia, uzasadnione wydatki i inne należności dopuszczalne przez prawo. Nie następuje automatyczne zatrzymanie całej opłaty za niewykonaną usługę.

3. Klient chroniony może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. Oświadczenie może przesłać na e-mail lub adres Usługodawcy. Wystarcza wysłanie oświadczenia przed upływem terminu. Może użyć formularza: „Niniejszym odstępuję od umowy Księgai Start zawartej dnia [data], numer zamówienia [numer]. Imię i nazwisko, adres, data. Podpis tylko dla formularza papierowego”.

4. Na wyraźne żądanie Klienta chronionego Usługodawca może rozpocząć pomoc i udostępnianie Premium przed upływem 14 dni. Jeżeli Klient następnie skutecznie odstąpi od umowy, należność za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia ustala się proporcjonalnie do ich zakresu zgodnie z prawem. Obciążenie taką należnością wymaga spełnienia ustawowych obowiązków informacyjnych i uzyskania wymaganego żądania Klienta.

5. Utrata prawa odstąpienia z powodu pełnego wykonania odpłatnej usługi wymaga wyraźnej uprzedniej zgody, wcześniejszej informacji o utracie prawa i przyjęcia tej informacji do wiadomości. Sama pierwsza rozmowa, sesja zdalna lub aktywacja Premium nie stanowią pełnego wykonania całego pakietu obejmującego sześciomiesięczny dostęp. Dostępu do aplikacji nie traktuje się automatycznie jako jednorazowej treści cyfrowej wyłączającej prawo odstąpienia z chwilą aktywacji.

6. Przy skutecznym odstąpieniu Usługodawca zwraca należną kwotę nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, chyba że Klient wyraźnie zgodzi się na inną metodę bez dodatkowych kosztów. Ustawowe zasady mają pierwszeństwo przed postanowieniami regulaminu.

7. Reklamację można złożyć na e-mail lub adres Usługodawcy, opisując problem, zamówienie i oczekiwany sposób rozwiązania. Brak formularza nie utrudnia złożenia reklamacji. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni od jej otrzymania, przesyłając odpowiedź na trwałym nośniku. Uprawnienia dotyczące usługi cyfrowej są wykonywane zgodnie z ustawą o prawach konsumenta, gdy ma ona zastosowanie.

10 Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie, z zachowaniem ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów właściwych dla Klienta. Spory rozstrzyga sąd właściwy zgodnie z przepisami. Klient chroniony może korzystać z dostępnych ustawowo pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów.

2. Do zamówienia stosuje się wersję regulaminu przekazaną przy zakupie. Późniejsze zmiany regulaminu nie zmieniają zawartych umów bez właściwej podstawy prawnej lub uzgodnienia stron. Regulamin obowiązuje od 10 października 2026 r..