Regulamin usługi Asysta przy aktywacji KSeF

Asysta przy aktywacji KSeF to odpłatna, jednorazowa pomoc techniczna i instruktaż przy uzyskaniu dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur dla jednego podmiotu i połączeniu go z Księgai, wraz z jednym miesiącem dostępu Premium. Usługodawca prowadzi Klienta przez kolejne kroki, ale nie gwarantuje aktywacji KSeF, decyzji ani czynności urzędów ani zakończenia w określonym terminie, bo zależą one od uprawnień Klienta, formalności po jego stronie i systemów publicznych. Klient sam loguje się, uwierzytelnia i podpisuje. Usługodawca nie działa w imieniu Klienta przed urzędami, nie prosi o dane logowania i nie świadczy doradztwa podatkowego ani pomocy prawnej.

1 Usługodawca i definicje

1. Usługodawcą jest Tovernet sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bratoszewskiego 1/92, 95-070 Aleksandrów Łódzki, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001211630, NIP 7322228540, REGON 543498784, kapitał zakładowy 5 000 zł, adres e-mail do kontaktu i reklamacji: [email protected], telefon: +48 690 975 231.

2. Klientem jest podmiot wskazany w zamówieniu. Usługa dotyczy jednego numeru NIP i jednego konta firmowego w Księgai.

3. Osoba uprawniona oznacza osobę, która może działać w imieniu Klienta w sprawach KSeF: przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność w jego własnej sprawie, osobę uprawnioną do reprezentacji Klienta zgodnie z KRS lub innym rejestrem, osobę działającą na podstawie pisemnego upoważnienia lub pełnomocnictwa udzielonego przez osoby uprawnione do reprezentacji, albo osobę, która ma już odpowiednie uprawnienia w KSeF. Sam status wspólnika, udziałowca, członka rodziny lub pracownika nie czyni nikogo osobą uprawnioną.

4. Księgai oznacza aplikację dostępną za pośrednictwem ksiegai.pl. KSeF oznacza Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Premium oznacza płatny dostęp do funkcji aplikacji opisanych przed zakupem.

5. Klient chroniony oznacza konsumenta oraz osobę fizyczną, której w odniesieniu do tej umowy przepisy przyznają uprawnienia konsumenckie, w szczególności przedsiębiorcę zawierającego umowę bez charakteru zawodowego.

6. Sesja oznacza jedno połączenie telefoniczne lub zdalne trwające do 60 minut, w uzgodnionym terminie.

7. Okres ważności oznacza 90 dni od zakupu, w których można zrealizować sesję, w tym ewentualną sesję uzupełniającą.

2 Zakres usługi i czego nie obejmuje

1. W ramach usługi Usługodawca:

1) przed sesją sprawdza, czy osoba zgłaszająca się na sesję jest Osobą uprawnioną (rozdział 3), i mówi, jakiego dostępu Klient może potrzebować (rozdział 4);

2) podczas sesji prowadzi Klienta przez logowanie do KSeF i konfigurację dostępu potrzebnego do współpracy z Księgai;

3) łączy KSeF z kontem Klienta w Księgai i sprawdza połączenie;

4) jeżeli pozwala na to stan KSeF i dane Klienta, pomaga pobrać pierwsze faktury lub wysłać pierwszą fakturę.

2. Usługa polega na wskazówkach i pomocy technicznej. Usługodawca dokłada należytej staranności, ale nie gwarantuje, że KSeF zostanie aktywowany, że urząd nada uprawnienia lub przyjmie zawiadomienie, ani że nastąpi to w określonym czasie.

3. Usługa nie obejmuje: działania w imieniu Klienta przed urzędami, w tym składania za Klienta zawiadomień (np. ZAW-FA) lub wniosków w e-Urzędzie Skarbowym; zakładania za Klienta kont ani nadawania uprawnień; zakupu lub wydania podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego albo pieczęci; doradztwa podatkowego, porad prawnych, rozliczeń ani prowadzenia ksiąg.

4. Usługodawca nie odpowiada za dostępność KSeF, e-Urzędu Skarbowego i innych systemów publicznych ani za decyzje i terminy organów. Jeżeli sesji nie da się dokończyć z powodu awarii KSeF lub z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, Usługodawca wyznacza kolejną sesję bez dodatkowej opłaty.

3 Uprawnienie do działania za Klienta i weryfikacja

1. Składając zamówienie, zamawiający oświadcza, że jest Osobą uprawnioną albo że na sesji będzie obecna Osoba uprawniona.

2. Zanim Usługodawca udzieli pomocy dotyczącej konkretnego podmiotu, sprawdza umocowanie: dla podmiotów wpisanych do KRS lub CEIDG porównuje dane osoby z rejestrem i sposobem reprezentacji. Jeżeli osoba nie wynika z rejestru albo rejestr nie wystarcza, Usługodawca może poprosić o pisemne upoważnienie lub pełnomocnictwo podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji, albo o pokazanie na sesji, że osoba ma już uprawnienia w KSeF.

3. Usługodawca nie żąda skanów dowodów osobistych ani danych logowania. Dokumenty potwierdzające umocowanie wykorzystuje wyłącznie do weryfikacji i przechowuje tylko tak długo, jak jest to potrzebne do wykonania umowy i obrony przed roszczeniami.

4. Do czasu pozytywnej weryfikacji Usługodawca może ograniczyć się do ogólnych informacji, które nie dotyczą danych ani konta Klienta w KSeF. Jeżeli weryfikacja wskazuje, że osoba nie jest uprawniona, Usługodawca odmawia pomocy dotyczącej tego podmiotu; stosuje się wtedy rozdział 7.

4 Dostęp, który Klient może musieć uzyskać

1. Zakres formalności zależy od formy prawnej Klienta, sposobu reprezentacji i metod uwierzytelnienia, którymi Klient dysponuje. W zależności od sytuacji Klient może musieć przed sesją lub po niej:

1) uzyskać dostęp do konta organizacji lub odpowiednich uprawnień w e-Urzędzie Skarbowym;

2) złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie o nadaniu uprawnień do KSeF (ZAW-FA) albo inną formalność wymaganą w jego przypadku;

3) nadać w KSeF uprawnienia osobom, które będą wystawiać lub odbierać faktury;

4) uzyskać metodę uwierzytelnienia akceptowaną przez KSeF (np. profil zaufany, e-dowód z kodem PIN, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną).

2. Te czynności wykonuje Klient. Usługodawca wyjaśnia, które z nich mogą dotyczyć Klienta, i prowadzi przez nie, gdy da się je wykonać podczas sesji. Czas ich realizacji przez urzędy nie zależy od Usługodawcy.

5 Obowiązki Klienta

1. Klient:

1) podaje prawdziwe i aktualne dane podmiotu i osób biorących udział w sesji;

2) zapewnia obecność Osoby uprawnionej i przekazuje dokumenty, o które Usługodawca poprosi na podstawie rozdziału 3;

3) uzyskuje uprawnienia i wykonuje formalności z rozdziału 4, które dotyczą jego sytuacji;

4) zapewnia komputer z aktualną przeglądarką, połączenie z internetem i telefon do odbioru kodów oraz aktywne konto firmowe w Księgai dla podmiotu wskazanego w zamówieniu;

5) współpracuje z Usługodawcą, w szczególności odpowiada na wiadomości w terminie 14 dni.

2. Klient sam wpisuje hasła i kody, uwierzytelnia się i zatwierdza czynności. Usługodawca nie prosi o hasła, kody ani klucze. Sesja zdalna odbywa się wyłącznie za zgodą i w obecności Klienta, który może ją przerwać w każdej chwili. Sesje nie są nagrywane.

6 Sesja i terminy

1. Klient wskazuje dane kontaktowe i proponowany termin po zakupie. Usługodawca proponuje co najmniej dwa terminy w dni robocze. Klient może bezpłatnie przełożyć sesję, informując o tym najpóźniej 2 godziny przed jej rozpoczęciem.

2. Jeżeli Klient nie stawi się na uzgodnioną sesję bez uprzedzenia albo na sesji nie ma Osoby uprawnionej lub dostępu z rozdziału 4, Usługodawca wskazuje, czego brakuje, i proponuje kolejny termin w Okresie ważności.

3. Jeżeli sesja się odbyła, ale dokończenie konfiguracji wymaga czynności Klienta lub urzędu, Usługodawca przekazuje e-mailem listę pozostałych kroków, a po ich wykonaniu przeprowadza bezpłatnie jedną krótką sesję uzupełniającą, jeżeli Klient zgłosi się w Okresie ważności.

7 Sytuacje blokujące, wstrzymanie i zwrot

1. Jeżeli Osoba uprawniona nie została potwierdzona, Klient nie uzyskał wymaganego dostępu, przestał współpracować albo nie odpowiada, Usługodawca informuje Klienta e-mailem, czego brakuje, i wstrzymuje część usługi dotyczącą sesji do czasu usunięcia przeszkody, nie dłużej niż do końca Okresu ważności. Dostęp Premium działa w tym czasie bez zmian.

2. Jeżeli do końca Okresu ważności żadna sesja się nie odbyła, niezależnie od przyczyny, Klient może w ciągu 30 dni od końca Okresu ważności zażądać zwrotu części ceny przypadającej na sesję (29 zł). Jeżeli przyczyna leżała po stronie Usługodawcy, Usługodawca zwraca tę kwotę także bez żądania.

3. Jeżeli Usługodawca odmówi pomocy na podstawie rozdziału 3 ust. 4 przed odbyciem sesji, zwraca część ceny przypadającą na sesję (29 zł) w terminie 14 dni.

4. Po upływie Okresu ważności umowa w części dotyczącej sesji wygasa. Prawa z ust. 2 i 3 oraz z rozdziału 10 pozostają nienaruszone.

8 Wykonanie usługi

1. Usługa jest wykonana, gdy podczas sesji KSeF zostanie połączony z kontem Klienta w Księgai, albo gdy sesja się odbyła, a dalsza konfiguracja zależy wyłącznie od czynności Klienta lub urzędu i Klient otrzymał listę pozostałych kroków (rozdział 6 ust. 3).

2. Po wykonaniu usługi Usługodawca przesyła krótkie podsumowanie na adres e-mail Klienta. Klient może w ciągu 7 dni zgłosić, że coś nie działa w zakresie objętym usługą; Usługodawca wtedy bezpłatnie sprawdza i poprawia konfigurację.

9 Miesiąc Premium

1. Dostęp Premium dla podmiotu wskazanego w zamówieniu jest aktywowany automatycznie po skutecznej płatności i trwa jeden miesiąc kalendarzowy. Jeżeli trwa już opłacony lub promocyjny okres o określonej dacie końca, miesiąc zostaje dodany po jego zakończeniu.

2. Po upływie okresu dostęp wraca do bezpłatnej wersji aplikacji. Zakup nie uruchamia automatycznego odnawiania płatności.

3. Jeżeli Usługodawca zwraca Klientowi całą cenę, może zakończyć przyznany dostęp Premium. Zwrot części ceny przypadającej na sesję nie wpływa na dostęp Premium.

10 Cena odstąpienie zwroty i reklamacje

1. Cena usługi wynosi 49 zł brutto, z czego 29 zł przypada na sesję, a 20 zł na miesiąc Premium. Płatność jest jednorazowa. Faktura jest wystawiana automatycznie.

2. Klient chroniony może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, wysyłając oświadczenie na e-mail lub adres Usługodawcy, np.: „Niniejszym odstępuję od umowy Asysta przy aktywacji KSeF zawartej dnia [data]. Imię i nazwisko, adres, data”.

3. Składając zamówienie, Klient chroniony wyraźnie żąda rozpoczęcia usługi i udostępnienia Premium przed upływem terminu do odstąpienia od umowy oraz przyjmuje do wiadomości, że:

1) po pełnym wykonaniu usługi (rozdział 8 ust. 1) traci prawo odstąpienia od umowy w części dotyczącej sesji;

2) z chwilą udostępnienia Premium traci prawo odstąpienia od umowy w części dotyczącej treści cyfrowych dostarczanych bez nośnika materialnego, w zakresie przewidzianym przez przepisy;

3) jeżeli odstąpi od umowy przed pełnym wykonaniem usługi, zapłaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ich zakresu.

4. Poza przypadkami z rozdziału 7 i z ust. 2 Usługodawca nie zwraca ceny z powodu zmiany zdania po wykonaniu usługi ani niekorzystania z Premium, z zastrzeżeniem praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

5. Zwrot należnej kwoty następuje w terminie 14 dni od otrzymania skutecznego oświadczenia lub żądania, tą samą metodą płatności, chyba że Klient zgodzi się na inną metodę bez dodatkowych kosztów.

6. Reklamację można złożyć na e-mail lub adres Usługodawcy, opisując problem i oczekiwane rozwiązanie. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni na trwałym nośniku. Przed zgłoszeniem obciążenia zwrotnego (chargeback) u wydawcy karty lub w banku Klient powinien złożyć reklamację; nie ogranicza to jego praw wobec banku lub wydawcy karty.

11 Odpowiedzialność i dane

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie własnych zobowiązań na zasadach wynikających z prawa. Żaden zapis regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można skutecznie wyłączyć, ani ustawowych praw Klienta chronionego.

2. Usługodawca nie odpowiada za skutki danych zatajonych lub błędnie przekazanych przez Klienta, braku uprawnień Klienta, niewykonania formalności z rozdziału 4 ani awarii systemów zewnętrznych, w zakresie, w jakim skutki te nie wynikają z jego działań lub zaniedbań.

3. Wskazówki udzielane podczas sesji dotyczą obsługi technicznej KSeF i Księgai. Nie są poradą prawną ani podatkową i nie zastępują jej.

4. Dane osobowe, w tym dane z dokumentów potwierdzających umocowanie i dane z publicznych rejestrów (KRS, CEIDG), są przetwarzane w zakresie niezbędnym do weryfikacji, realizacji umowy, kontaktu, rozliczeń i obsługi roszczeń, zgodnie z polityką prywatności: https://www.ksiegai.pl/polityka-prywatnosci/.

12 Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie, z zachowaniem ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów właściwych dla Klienta. Klient chroniony może korzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów.

2. Do zamówienia stosuje się wersję regulaminu zaakceptowaną przy zakupie. Zamówienia złożone przed 28 października 2026 r. są realizowane na warunkach przedstawionych przy ich zakupie. Regulamin obowiązuje od 28 października 2026 r.